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现状

大多数连锁型企业在总部周边有几十家甚至上百家客户,每天上报第二天需求计划,第二天凌晨安排车辆送货。

为了保障上报订单能够及时汇总,大多数公司配备多条电话专线,多个接单员,客户报单时通过电话方式将需求计划报给接单员,接单员将数据录入系统,由系统进行数据统计、汇总、结算等功能。

现在有几大主要问题:

1、报单困难:在报单高峰期(每天晚上),客户打报单电话很难打通,导致部分客户不能及时报单,进而影响了数据录入速度。

2、报单时间太长:在报单到汇总(生产时间非常有限),按照每人每单处理时间3分钟计算,每人需要处理50个客户,也就是150分钟,如果加上电话空闲时间,基本上整个报单过程将近3个小时,而生产以单及时安排生产,即使是有剩余的产能,报单时间偏长也限制了企业扩大业务的步伐。

3、产量预估:虽然公司已经使用了ERP系统,但由于报单时间限制,每天的生产任务基本上仍然是以经验估算,偶尔会出现估计偏差,导致产量过剩,过期产品以废品形式贱卖。

综上所述,虽然公司投入了大量的资金信息化,为企业的生产、决策提供了重要依据,但目前而言,按单生产的模式中,订单的录入、汇总成了企业发展的重要瓶颈,成了企业发展的绊脚石,报单系统的升级、模式的信息化提上了日程,成了公司的当务之急。

效益分析

系统投入使用后,可能带来以下改观。

l 报单时间大幅缩减

假如按照100家客户计算,假如系统的普及率为90%,即有90家客户可以使用手机报单,而剩余的10家不具备手机报单的条件。那么10家,如果使用一个接单员,也就是30分钟时间,报单录入时间大约节省2.5个小时,如果扣除电话占线问题则会速度更快。

其余90家客户通过手机报单方式将数据直接传入洛书的中介程序,2秒之内即可进入系统,且同时的接入量在几千以上。

l 过量生产减少过量

生产虽然并非每天产生,但由于目前的报单时间较长,生产的依据完全靠人工估计,由于天气等各种因素,估计不足将可能导致过量生产,根据客户描述,过量生产的产品将会以废品形式处理,其每斤价格损失近1.3元。

手机报单系统运行之后,报单时间可以做到随时汇总(客户上传后2秒钟服务器即可收到数据),报单时间大幅度压缩,生产的依据由经验主义判断改进为由订单实时汇总产生,过量生产基本可以忽略不计。

系统上线前,按照每天过量生产2000斤以内(按照平均每天1500斤计算),系统上线后每天过量生产控制在1000斤以内(按照平均每天800斤计算),则每日过量控制过量额为700斤,折合金额为910元,每月节省近2.7万元,每年则节省32万元左右。

如果采用报单数量差异较大进行系统提醒、人工审核双方面的控制,过量生产的将能大幅度控制,基本做到不过量。

l 接单员人数降低

如果不考虑流程增加、订单预审功能,10个用户的接单工作,一个人轻松搞定,即可以节省一人费用。

l 通话费用降低

同时,客户每次报单假如需要3分钟,按照0.2元/分钟的通话时长,每天约0.6元,一个月18元;投入系统后,每天的报单数据大约2K,一个月大约为60K,如果偶尔查询一下历史数据,按照每月翻番计算,也就是120K,每月5元的GPRS流量套餐(含30M流量,即30*1024K)根本用不完,每月节省13元。90个客户将会每月节省1170元,全年节省费用14040元。

l 节约时间用于扩大生产

如果节约下来的报单时间用于拓展更多的客户,产能提升,在有效的时间内同样的人员(接单员)可以处理更多的订单,如果按照客户量增加50%,则企业效益将可能增加30%(预估)。

l 系统安全

之前客户采用的是ERP单机运行方案,一旦ERP系统或者ERP服务器出现问题,导致报单系统彻底停顿,无法正常工作,对公司带来的损失是巨大的,所以系统稳定是重中之重,不能保证ERP服务器及系统的安全稳定运行就无法保障生产的正常运转。

手机报单系统上线后,系统格局形成了双机运行模式:报单服务器(远程服务器)如果出现问题,可以采用原来的ERP服务器、采用原来的报单方案进行报单;如果ERP服务器出现问题,则可以使用报单服务器进行正常的手机报单(只不过数据暂时不录入ERP系统之中)。

正常、服务器异常的示意图如下:

综上所述,手机报单系统上线前后的对比表如下:



投入前投入后节约
接单员2人1人1人,每年至少节省3万元
过量生产1500斤/天800斤/天每年节省约32万元
客户话费18元/月5元/月90家客户一年至少节省1万多元
接单电话2部 1部每年至少节省240元
处理时间约3小时 约30分时间大大降低(不考虑复核订单)
扩大生产无法扩大 增产30%增加效益不止千万
系统安全单机运行 双机运行双机运行更稳定,出问题几率更小

* 按照90%的客户选择手机报单方式、不考虑订单复核问题。

方案概述

根据现状,郑州洛书提出手机报单系统。系统一端(手机端)分发给终端客户,报单操作由终端客户直接操作,将集中的报单工作分散给各个客户,减轻接单员的负荷;系统另一端通过洛书的中介程序连接ERP系统,用于接单员对订单审核、确认后自动进入ERP系统。

据某调查机构研究表明,Android手机占智能手机的市场占有量为80%。郑州洛书据此推出手机报单系统,符合大多数客户的需求。

目前有两台服务器,其中一台用于远程管理使用,另一台作为ERP系统的应用服务器。

ERP系统服务器不与互联网络互连,其通过远程管理服务器与互联网连接。

手机报单时必须具备一台计算机具备固定的访问方式的、与互联网连接的计算机作为主服务器。根据客户现状,将远程管理计算机作为主服务器,安装洛书报单中介程序,内部工作人员访问洛书报单系统进行日常的报单工作,订单数据确认后通过局域网将订单数据自动传入ERP系统中。

固定的互联网访问方式有固定IP、域名等方式,建议可以采用支付费用的花生壳等域名解析工具完成手机对程序的访问。

洛书报单中介程序需要的SQL SERVER数据库支持,由于ERP系统同样需要SQL SERVER支持,已经在ERP系统中安装了SQL SERVER系统,洛书报单的中介程序直接将数据库附加在SQL SERVER数据库上即可(不影响ERP系统的正常运转)。

方案设计

1)系统拓扑图

2)系统层次图

根据客户现有的服务器组架构及软件组态的状况,郑州洛书将系统的层次结构按照操作员、软件介质、相关操作、硬件介质分为划分为以下结构层次:

报单员(客户)通过手机介质,操作手机APP完成手机的查询及报单操作,数据通过移动通信网络、互联网传输至远程服务器;接单员通过洛书中介服务程序进行订单的审核、确认、汇总(也可以通过ERP进行汇总);接单员确认后数据直接进入ERP数据库后台,存储在ERP服务器中,由ERP完成后期的数据汇总、统计、分析等工作。

另外,手机软件提供历史数据的查询功能,为了防止手机终端的数据与服务器数据不一致的情况,手机APP查询订单数据时将直接从服务器端进行查询。

ERP系统存储的产品列表如果更新时、手机APP更新时,手机APP会进行自动更新。

3)系统优势

l 部署简单

手机软件通过固定的网络路径、蓝牙传输、手机下载等方式轻松完成手机APP的下载及安装。

洛书中介系统由洛书人员协助部署,几个步骤即可轻松完成,懂计算机基础操作的即可轻松部署。

l 手机操作简单

手机操作为了避免繁琐的输入过程,系统采用几种方式快速录入产品名称:

A)、使用货号替代产品名称,可以使用ERP系统编码、重新定义等均可;

B)、使用产品名称的汉语拼音替代输入;

C)、使用手机T9编码(汉语拼音在手机键盘上的编码)轻松录入;

D)、支持使用条形码扫描录入产品名称。

l 软件完全定制

手机APP的报单软件、洛书中介软件均由郑州洛书一手开发,不存在版权纠纷等问题,具备完全的开发能力,可以根据客户管理需要修改手机APP及洛书中介软件。

例如订单的审核、手机报单时限、报单时历史数据对比等等均可增加、修改。

l 数据安全

虽然洛书中介软件与互联网连接,但是由于采用了接口技术,而非数据库直接开放技术,所以,对ERP及远程服务器的数据安全性完全可以保障。

另外,洛书中介软件数据库(在ERP服务器上)与应用程序(在远程服务器上)完全分离,对系统的安全性也大大提高。

l 系统安全

采用了双机运行模式,避免了所有工作全部依赖于ERP及其服务器的模式,所以,在系统的安全性上大大提高,避免了ERP服务器出现问题时正常的生产经营无法继续的情况,保障了系统生产经营的正常运转。

l 自主产权

系统的源代码100%为洛书公司的知识产权,不存在任何产权纠纷,不存在依赖任何一个其他的第三方软件厂商,为客户提供完美服务提供了基础的保障。

定制开发范围

物流管理系统、移动报单系统、企业管理系统、仓储管理系统等。

系统架构:

单机版、局域网版、广域网版、B/S、C/S

数据库选择:ACCESS、SQL Server、Oracle

售后服务

定制软件在使用过程中出现的问题,全部由开发商解决,对于在调试期内的软件,可以根据实际应用做调整,产品达到客户百分百满意。

免费实施、免费培训、一年内免费升级维护;

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洛书始终认为:企业管理软件是企业的管理助手,而不是束缚企业管理者管理企业的枷锁!